15 правила за бизнис е-маиловите

By on March 4, 2014
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on TumblrEmail this to someone

Бизнис комуникацијата преку Интернет е нешто без кое не можеме. Како се друго и таа има неколку правила кои може да ти го олеснат животот и животот на оние со кои си пишуваш.

15 правила за бизнис е-маиловите

Зошто служи бизнис-пораката? Таа нема за цел да го информира газдата дека му посакуваш пријатен ден и дека се восхитуваш многу на она што тој го направил за компанијата. Целта на бизнис пораката е или да информира за нешто поврзано со работата, или да реши некаков проблем во неа, а не да си раскажуваме приказни за добра ноќ.

Затоа: Што НЕ треба да пишуваш во бизнис е-маиловите.

1. Не се заблагодарувај непотребно. Нема смисла писмото во целина ако во него има еден збор: „Ви благодарам“ или, уште полошо, „10х благодарам“. Има смисла од благодарност, ако си шеф и сакаш да покажеш на подредените дека ја цениш нивната работа.

2. Не праќај ја секоја порака до 100 луѓе, без да има потреба од тоа. Не е потребно да го информираш сметководството за тоа што планираш да направиш за да се подобри ефикасноста на производствената линија. Кога сепак праќаш писмо до повеќе луѓе, разгледај внимателно дали таа влијае на секој еден од нив. Многу е важно да знаете која обврска каде припаѓа.

3. Внимавај многу со копиите, (CC…) ако пишуваш нешто што е доверливо или ако изразуваш некакви негативни емоции кон раководството. Најдобро е за такви работи воопшто да не оставаш писмени траги.

4. Не праќај порака, ако е подобро да се јавиш. Ако има некаков проблем кој има потреба од итни мерки, пораката нема многу да помогне зошто шефот може да ја види откако работите веќе станале непоправливи. Исто така, ако си зафркнал нешто не користи ја писмената комуникација како полесен начин да ја признаеш грешката. Биди маж и направи го тоа лице во лице или во краен случај по телефон.

5. Биди краток. Секоја бизнис порака што се оддолжува во десетина параграфи, најверојатно нема да биде прочитана, а примателот ќе се изнервира. Зборувај суштински, без да бираш зборови – не пишуваш поезија.

6. Не очекувај одговор на секоја порака. Не е потребно да трошиме време и енергија – исто како со заблагодарувањето. Во земјите од англиското говорно подрачје за таа цел писмата завршуваат со NRN – no reply necessary (не е потребен одговор) на кои не е потребно да се одговара.

7. Остави ја иронијата, шегите, сарказмот, личните приказни. Не му пишуваш на стар пријател или на твојата омилена тетка.

8. Не праќај спам, верижни писма или какви и да било други нешта надвор од работата. Ако си го видел името на шефот во некоја статија, прати му го линкот. Но, ако само си наишол на некоја забавна слика, која некогаш си ја видел и сакаш да ја споделиш, прати ја на некој пријател. Ако колегите и шефовите добиваат од тебе бесмислени писма, најверојатно ќе престанат да ги читаат сите твои пораки и ќе пропуштат нешто навистина важно.

9. Не прикачувај порно фотографии и линкови.

10. Не претерувај со лични пораки во работно време, освен ако не си шеф или миленик на шефот.

11. Не пишувај на латиница. Откако ќе напишеш официјално писмо за кое не си сигурен дека може да биде прочитано од страна на примачот, сними под кирилицата копија на латиница. Не пишувај емотикони.

12. Ако пишуваш на колеги, не е проблем ако си малку пријателски – никој не сака да го сметаат за досадниот во канцеларијата.

13. При официјални писма секогаш потпишувај се со име, позиција и контакт.

14. Не пишувај е-маилови касно во ноќта – тоа е време за забава, секс и спиење. Штом заврши работното време, исклучи го работниот е-маил.

15. Ако можеш, види се со човекот на кого пишуваш. Личните контакти понекогаш вршат многу повеќе работа од цел роман напишан во бизнис е-маил.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on TumblrEmail this to someone